Pozastavenie -  časovo obmedzené pozastavenie platnosti certifikátu

Odobratie – trvalé pozastavenie platnosti certifikátu – zrušenie certifikátu

Podnet k pozastaveniz platnosti alebo odobratiu certifikátu

DNV-Business Assurance môže začať pozastavenie platnosti v prípadoch, keď:

1. Certifikovaný systém manažérstva neustále nespĺňa požiadavky na certifikáciu, napr:

• neschopnosť adekvátne reagovať na identifikované nezhody
• systém manažérstva neodráža súčasnú situáciu v organizácii a procesy, napr. ako výsledok zmien, akvizícií, modifikácií atď.
• veľká časť systému manažérstva nie je implementovaná

2. Zákazník neumožňuje vykonávanie periodických a recertifikačných auditov podľa požadovanej frekvencie, alebo ako bolo naplánované.

3. Dôjde k porušeniu podmienok podpísaných v zmluve, napr.:

• neplatenie
• nesprávne použitie certifikačných značiek a odkazov na certifikáciu

4. Zákazník dobrovoľne vyžaduje dočasné pozastavenie platnosti

5. Dôkazy od rôznych orgánov, ktoré by mohli ovplyvniť štatút certifikátu, napr.:

• dôkazy o nezhode s právnymi požiadavkami, súvisiacie s certifikáciou systému manažérstva
• dôkazy o neefektívnom systéme manažérstva v prípade vážnych incidentov alebo nehôd

Vedenie a zodpovedné osoby DNV Business Assurance, ktoré vystavili certifikát, rozhodnú na základe preskúmania a zváženie dôkazov, aké majú byť vykonané opatrenia. Ak je rozhodnuté o dočasnom pozastavení platnosti certifikátu, bude uplatnený postup uvedený nižšie.

Pozastavenie certifikátu je zvyčajne prvým krokom následného odobratia certifikátu, pokiaľ nebola príčina, ktorá viedla k iniciácii, odstránená vo vopred stanovenej lehote. Avšak podľa závažnosti situácie môže DNV -Business Assurance pristúpiť priamo k odobratiu certifikátu.

Ak je zlyhanie systému manažérstva viazané na konkrétnu časť organizácie, výrobok atď., môže DNV -Business Assurance zvážiť redukciu rozsahu certifikácie ako alternatívu k pozastaveniu platnosti certifikátu. DNV -Business Assurance môže tiež zvoliť formu varovania klienta, že pozastavenie platnosti certifikátu zvažuje.

Dočasné prerušenie/pozastavenie platnosti

Rozhodnutie o prerušení platnosti certifikátu musí byť zákazníkovi poslané doporučeným listom. List musí obsahovať:

• vyhlásenie o rozhodnutí o prerušení platnosti certifikátu vrátane jasného vysvetlenia situácie, zdôvodnenie a odkaz na objektívne dôkazy
• právo odpovedať a odvolať sa na toto rozhodnutie, bežne sa uvádza lehota 10 pracovných dní na reakciu a odvolanie, odvolanie možno podať podľa pokynov v postupe pre sťažnosti
• počiatok prerušenia platnosti (bežne odo dňa doručenia listu)
• podmienky a termín na splnenie požadovaných náprav za účelom odvolania prerušenia a dopady, ak nebudú primerané opatrenia vykonané
• spôsob, akým DNV -Business Assurance skontroluje, či boli podmienky splnené a nápravné opatrenia implementované
• oznámenie, že certifikát je v čase prerušenia platnosti neplatný a používanie akýchkoľvek materiálov odkazujúcich sa na certifikáciu je zakázané po celú dobu prerušenia
• vyhlásenie, že obe strany (zákazník aj DNV -Business Assurance) musia informovať všetky zainteresované strany o pozastavení platnosti certifikátu

Platnosť certifikátu nesmie byť prerušená po dobu dlhšiu ako 6 mesiacov.

Kontrola opatrení (follow up)

DNV -Business Assurance preverí, či boli splnené podmienky a implementované požadované opravné opatrenia.

Na základe daného overenia DNV -Business Assurance:

• oznámi kladný výsledok, zruší prerušenie platnosti a vyhlási certifikát opäť za platný, alebo
• oznámi negatívny výsledok z dôvodu neriešenia problémov, ktoré viedli k prerušeniu platnosti certifikátu. Bežným dôsledkom tejto situácie je trvalé odňatie certifikátu (pozri nižšie).

V ktoromkoľvek z uvedených prípadov obdrží zákazník list potvrdzujúci výsledok preskúmania.

Odobratie certifikátu

Odobratie certifikátu musí byť iniciované, ak:

• zákazník nespĺňa podmienky pre dočasné prerušenie
• dočasné prerušenie nie je vhodné

Rozhodnutie o odobratí certifikátu sa oznámi zákazníkovi doporučeným listom. List musí obsahovať požiadavky na:

• ukončenie používania certifikačnej značky a akýchkoľvek odkazov na certifikáciu
• navrátenie certifikátov a ich kópií do DNV -Business Assurance

Zákazník má právo sa proti tomuto rozhodnutiu odvolať. Odvolanie možno podať podľa pokynov v postupe pre sťažnosti.