Nejčastější problémy související s implementací ISO 9001 a 14001 z roku 2015
Zpráva od auditora QMS a EMS společnosti DNV GL – Květy Rezkovej
Uplynuli už dva roky od vydania nových noriem ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015.
Spočiatku mali certifikované spoločnosti obavy z obtiažnosti a množstva práce spojenej s procesom prechodu na požiadavky nových noriem.
Tieto obavy doposiaľ u mnohých našich klientov pretrvávajú, takže klienti oddaľujú vykonanie “transition” auditu. Mnoho našich klientov však procesom prechodu na požiadavky nových noriem prešlo a na základe úspešného auditu obdržalo od certifikačnej spoločnosti DNV GL certifikáty zhody s ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015.
S implementáciou požiadaviek nových noriem neodporúčame už čakať, prechod je nutné vykonať do septembra 2018, kedy končí platnost ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004 a tým i certifikáty zhody s týmito normami.
Na základe skúseností našich auditorov z rozdielových GAP analýz a prechodových tzv. “transition” auditov, sme identifikovali oblasti, kde sa vyskytujú najčastejšie problémy s pochopením požiadaviek noriem alebo sú problémy s ich implementáciou.
Naše doterajšie skúsenosti ukazujú, že najčastejšie problémy vznikajú z nedostatočného prepojenia identifikovaných hrozieb a príležitostí a z nich vyplývajúcich rizík pre procesy systému managementu organizácie s kľúčovými cieľmi a ukazovateľmi výkonnosti procesov, ktoré majú zaistiť efektívne fungovanie a riadenie týchto procesov (nedostatočné riešenie rizík a príležitostí v rámci zavedených procesov). Veď zámerom nových noriem je zaviesť do systému managementu kľúč k rizikám a príležitostiam spoločnosti a potrebám a očakávaniam zainteresovaných strán. Preto by mali byť identifikované riziká zohľadnené pri zvažovaní zmien v procesoch, stanovovaní ukazovateľov výkonnosti procesov a definovaní cieľov.
V kontexte organizácie sú často prehliadané alebo zanedbané riziká, vyplývajúce zo slabých stránok organizácie, rovnako tak ako vonkajšie hrozby/externé riziká, ktoré ovplyvňujú fungovanie procesov systému managementu. Znalosť interných a externých aspektov je rozhodujúca pre určenie nielen rizík, ale i príležitostí ku zlepšeniu.
Problémom často býva zlyhanie schopnosti dosahovať plánované výsledky /výstupy procesov a to i z hľadiska dosahovania požadovanej kvality výrobkov a služieb. Riešenie rizík vedie k zlepšovaniu procesov a k zvyšovaniu schopnosti dosahovať požadované výsledky.
Časté sú prípady, že analýza dopadu požiadaviek a očakávání zainteresovaných strán nezohľadňuje interné zainteresované strany, t.j. manažérov a vedúcich pracovníkov alebo zamestnancov organizácie. Príliš často sú ako externé zainteresované strany zohľadnené iba zákazníci a dodávatelia, ktorých požiadavky a očakávania majú najväčší dopad na plnenie stanovených cieľov a sú pre organizáciu veľmi dôležitým zdrojom rizík a príležitostí. To je veľmi zjednodušený, nedostatočný prístup k novým požiadavkam noriem (prístup predchádzajúceho vydania normy ISO 9001:2008), pretože zákazníci a dodavátelia nie sú jediným externým zdrojom rizík a príležitostí.
V súvislosti s implementáciou ISO 14001:2015 môže organizácia zaviesť otvorený dialóg s príslušnými zainteresovanými stranami a transparentné oznamovanie informácií o životnom prostredí, čo môže byť nápomocné k lepšiemu porozumeniu potrieb a očakávaniam zainteresovaných strán.
Skúsenosti z auditov podľa ISO 14001 ukazujú, že najťažšie je identifikovať a dokumentovať environmentálne aspekty, vrátane stanovenia jednoduchého, tzv. “životného cyklu” výrobku alebo služby. Príkladom tejto požiadavky je vplyv organizácie na environmentálne aspekty dodávateľov (napr. subdodávateľské procesy, opakovane použiteľné obaly, optimalizácia balení komponentov alebo surovín, dôraz na vyťaženie vozidla - celovozové dodávky). Obdobne organizáciu ovplyvňujú environmentálne požiadavky zákazníkov. Dôležité je na tomto mieste tiež pripomenúť povinnosť informovať o spôsobe využitia výrobku po ukončení jeho používania (po skončení životnosti). Odpadom, ktoré vyžadujú takýto "návod k použitiu" môže byť celý výrobok alebo jeho časť.
Často bývajú zanedbané požadované analýzy rizík a príležitostí, ktoré môžu vytvárať identifikované environmentálne aspekty (ako napr. riziká reputácie, finančné, poisťovacie, bezpečnosť prevádzky zariadení a pod.).
Ako je zrejmé z vyššie uvedeného, dôležitá je angažovanosť vrcholového vedenia v procese implementácie požiadaviek nových noriem a spolupráce jednotlivých organizačných zložiek spoločnosti pri definovaní kontextu a procesov systému managementu a ich vzájomných väzieb.
Pred certifikačným auditom, pri ktorom má byť preverená implementácia požiadaviek nových noriem (“transition”) a potvrdený súlad, je nutné vykonať interný audit podľa požiadaviek príslušnej normy ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 a preskúmanie systému managementu.
Aby sme uľahčili našim klientom prechod na požiadavky nových noriem, organizujeme viacero aktivít, ktoré Vám pomôžu vyjasniť požiadavky noriem a spôsob ich implementácie. Analýza rozdielov (GAP analýza), ale tiež školenia, workshopy sú príležitosti zdielať skúsenosti a objasniť otázky, ktoré vyplynú pri prechode spoločností na ISO 9001: 2015
a 14001: 2015.
Informovať Vás budeme aj naďalej na našich webových stránkách a v našom informačnom newsletteri, pokiaľ sa prihlásite k jeho odberu.
V prípade akejkoľvek požiadavky nás kontaktuje na e-mail: bratislava@dnvgl.com
Spočiatku mali certifikované spoločnosti obavy z obtiažnosti a množstva práce spojenej s procesom prechodu na požiadavky nových noriem.
Tieto obavy doposiaľ u mnohých našich klientov pretrvávajú, takže klienti oddaľujú vykonanie “transition” auditu. Mnoho našich klientov však procesom prechodu na požiadavky nových noriem prešlo a na základe úspešného auditu obdržalo od certifikačnej spoločnosti DNV GL certifikáty zhody s ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015.
S implementáciou požiadaviek nových noriem neodporúčame už čakať, prechod je nutné vykonať do septembra 2018, kedy končí platnost ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004 a tým i certifikáty zhody s týmito normami.
Na základe skúseností našich auditorov z rozdielových GAP analýz a prechodových tzv. “transition” auditov, sme identifikovali oblasti, kde sa vyskytujú najčastejšie problémy s pochopením požiadaviek noriem alebo sú problémy s ich implementáciou.
Najčastejšie problémy pri implementáci požiadaviek nových noriem
Naše doterajšie skúsenosti ukazujú, že najčastejšie problémy vznikajú z nedostatočného prepojenia identifikovaných hrozieb a príležitostí a z nich vyplývajúcich rizík pre procesy systému managementu organizácie s kľúčovými cieľmi a ukazovateľmi výkonnosti procesov, ktoré majú zaistiť efektívne fungovanie a riadenie týchto procesov (nedostatočné riešenie rizík a príležitostí v rámci zavedených procesov). Veď zámerom nových noriem je zaviesť do systému managementu kľúč k rizikám a príležitostiam spoločnosti a potrebám a očakávaniam zainteresovaných strán. Preto by mali byť identifikované riziká zohľadnené pri zvažovaní zmien v procesoch, stanovovaní ukazovateľov výkonnosti procesov a definovaní cieľov.
V kontexte organizácie sú často prehliadané alebo zanedbané riziká, vyplývajúce zo slabých stránok organizácie, rovnako tak ako vonkajšie hrozby/externé riziká, ktoré ovplyvňujú fungovanie procesov systému managementu. Znalosť interných a externých aspektov je rozhodujúca pre určenie nielen rizík, ale i príležitostí ku zlepšeniu.
Problémom často býva zlyhanie schopnosti dosahovať plánované výsledky /výstupy procesov a to i z hľadiska dosahovania požadovanej kvality výrobkov a služieb. Riešenie rizík vedie k zlepšovaniu procesov a k zvyšovaniu schopnosti dosahovať požadované výsledky.
Časté sú prípady, že analýza dopadu požiadaviek a očakávání zainteresovaných strán nezohľadňuje interné zainteresované strany, t.j. manažérov a vedúcich pracovníkov alebo zamestnancov organizácie. Príliš často sú ako externé zainteresované strany zohľadnené iba zákazníci a dodávatelia, ktorých požiadavky a očakávania majú najväčší dopad na plnenie stanovených cieľov a sú pre organizáciu veľmi dôležitým zdrojom rizík a príležitostí. To je veľmi zjednodušený, nedostatočný prístup k novým požiadavkam noriem (prístup predchádzajúceho vydania normy ISO 9001:2008), pretože zákazníci a dodavátelia nie sú jediným externým zdrojom rizík a príležitostí.
V súvislosti s implementáciou ISO 14001:2015 môže organizácia zaviesť otvorený dialóg s príslušnými zainteresovanými stranami a transparentné oznamovanie informácií o životnom prostredí, čo môže byť nápomocné k lepšiemu porozumeniu potrieb a očakávaniam zainteresovaných strán.
Skúsenosti z auditov podľa ISO 14001 ukazujú, že najťažšie je identifikovať a dokumentovať environmentálne aspekty, vrátane stanovenia jednoduchého, tzv. “životného cyklu” výrobku alebo služby. Príkladom tejto požiadavky je vplyv organizácie na environmentálne aspekty dodávateľov (napr. subdodávateľské procesy, opakovane použiteľné obaly, optimalizácia balení komponentov alebo surovín, dôraz na vyťaženie vozidla - celovozové dodávky). Obdobne organizáciu ovplyvňujú environmentálne požiadavky zákazníkov. Dôležité je na tomto mieste tiež pripomenúť povinnosť informovať o spôsobe využitia výrobku po ukončení jeho používania (po skončení životnosti). Odpadom, ktoré vyžadujú takýto "návod k použitiu" môže byť celý výrobok alebo jeho časť.
Často bývajú zanedbané požadované analýzy rizík a príležitostí, ktoré môžu vytvárať identifikované environmentálne aspekty (ako napr. riziká reputácie, finančné, poisťovacie, bezpečnosť prevádzky zariadení a pod.).
Ako je zrejmé z vyššie uvedeného, dôležitá je angažovanosť vrcholového vedenia v procese implementácie požiadaviek nových noriem a spolupráce jednotlivých organizačných zložiek spoločnosti pri definovaní kontextu a procesov systému managementu a ich vzájomných väzieb.
Pred certifikačným auditom, pri ktorom má byť preverená implementácia požiadaviek nových noriem (“transition”) a potvrdený súlad, je nutné vykonať interný audit podľa požiadaviek príslušnej normy ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 a preskúmanie systému managementu.
Kľúčová úloha školenia
Aby sme uľahčili našim klientom prechod na požiadavky nových noriem, organizujeme viacero aktivít, ktoré Vám pomôžu vyjasniť požiadavky noriem a spôsob ich implementácie. Analýza rozdielov (GAP analýza), ale tiež školenia, workshopy sú príležitosti zdielať skúsenosti a objasniť otázky, ktoré vyplynú pri prechode spoločností na ISO 9001: 2015
a 14001: 2015.
Informovať Vás budeme aj naďalej na našich webových stránkách a v našom informačnom newsletteri, pokiaľ sa prihlásite k jeho odberu.
V prípade akejkoľvek požiadavky nás kontaktuje na e-mail: bratislava@dnvgl.com